Sin lugar a dudas son diversos los factores por los cuales un sistema puede no funcionar en una empresa determinada, no obstantes podemos mencionar tres que en nuestra experiencia son cruciales.
Uno de los factores principales es el apoyo de quienes toman las decisiones, sin éste es extremadamente difícil que logremos el éxito del proyecto; muchas veces el nuevo sistema se llega a implantar y se inicia su uso, sin embargo, al poco tiempo se termina cambiando a otro de prestaciones similares o inferiores. Muchos pensarían que ha de ser imposible iniciar un proyecto que no cuente con el apoyo de quienes tomen las decisiones, pero hay que recordar que nos encontramos en escenarios en los cuales el departamento de TI tiene presupuestos aprobados que utiliza para dichos fines.
Otro factor determinante es la falta o escasez de comunicación con los usuarios que tomen las decisiones pertinentes a requerimientos, temas de configuración y/o temas respecto a procesos. Sin el factor comunicación terminamos trabajando varias veces un mismo requerimiento y pocas veces se consigue satisfacer las necesidades reales. La comunicación también es vital en el sentido contrario. En muchas ocasiones la empresa no puede comunicarse con las personas que toman las decisiones respecto al sistema y, por ende, terminan con una solución a medias.
La comunicación clara y de primera mano es un factor impulsador al éxito, provoca un trabajo más fluido y certero.
En tercer lugar, queremos mencionar la resistencia al cambio, todos sabemos que los seres humanos nos resistimos de manera natural a que nos cambien nuestros hábitos, nuestra forma de trabajar. La mayoría de las veces la resistencia se encuentra en los usuarios operarios y nos dificulta en gran medida el buen funcionamiento del sistema, pero si contamos con el apoyo de la gerencia terminamos superando dicha resistencia; el problema real radica cuando la resistencia al cambio la encontramos a nivel gerencial. Por ejemplo, cuando un proceso se ha ejecutado de la misma manera por varios años y no se está dispuesto a cambiar; en muchos casos el proceso toma tres veces el tiempo que tomaría si se cambiase y hasta involucra el doble de personal.
Los sistemas deben acoplarse con los procesos empresariales en igual o mayor proporción que los procesos deben acoplarse con los sistemas. En otras palabras, es cuestión de balancear ambas partes para obtener como resultado sistemas que sean soluciones reales.
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