La correcta gestión del inventario es una tarea del día a día, no obstante, es de suma importancia realizar una revisión física de todo el inventario al menos una vez al año; este proceso es a lo que comúnmente se llama “pasar inventario”.
Pasar inventario marca un punto de control y supervisión que permite a las empresas validar la exactitud del inventario en libro y rectificar posibles errores. El inventario físico puede variar respecto al inventario en libro debido a múltiples situaciones posibles: avería de mercancía, errores de entrega, robo, errores de recepción, entre otros; es por esto por lo que se torna imperativo proceder con la revisión periódica del mismo.
Una vez se haya decidido que se pasará inventario en una fecha determinada, se debe agotar una serie de actividades previas, durante y posteriores que aseguren un proceso exitoso. A continuación, se lista una serie de recomendaciones que en JuniorGil.com hemos visto con eficacia en la práctica.
Antes del día del inventario (actividades previas):
- Ubicación física de cada producto: Cada producto debe estar en su lugar correspondiente, ya que el caso contrario lleva a confusión y errores. Además, es crucial que los contenedores de mercancía (tramos, anaqueles, góndolas, etc.) estén completamente llenos sin huecos / espacios vacíos.
- Etiquetado / identificación de la mercancía: Aquellos productos que llevan código de barras generados por el sistema deben ser identificados y etiquetados previo al inventario; además, aquellos espacios (góndolas) que no tengan identificación clara de la mercancía deben ser etiquetadas para asegurarnos de evitar la confusión de mercancía.
- Empacado de mercancía suelta: Es importante que, adicional al llenado de las góndolas por completo, se tome la mercancía que quede fuera de góndola y tratar de completar cajas; de esta manera minimizamos el riesgo de conteo erróneo y agilizamos dicho conteo.
- Organización clara y coordinada: Es imperante que los equipos estén conscientes de todo el proceso y claros respecto a sus respectivos roles dentro del mismo. La colaboración es mejor cuando la comunicación es efectiva. La fecha del inventario se debe promocionar con antelación y repetidas veces, de manera que ningún miembro del personal pueda alegar desconocimiento.
- Entrenamiento de los equipos: El personal que va a trabajar en el proceso de inventario necesita ser capacitado previamente en lo relacionado al trabajo que cada uno va a realizar. Es necesario que conozcan los productos y sus diferentes presentaciones, que conozcan el software que se utiliza en la empresa, la ubicación de la mercancía, entre otras informaciones relevantes a cada realidad empresarial.
El día del inventario (actividades durante):
Luego de agotar la preparación previa es importante que se organicen los equipos de conteo y los equipos de digitación.
- Impresión de listados de conteo: Los listados de conteo que se entregarán a las personas que harán el conteo físico deben contener el código de cada mercancía, la descripción y una raya en la cual puedan escribir el conteo realizado. Estos listados deben estar organizados acordes a nuestra distribución física de la mercancía, por ejemplo, si la mercancía está organizada por departamento entonces las hojas de conteo deben estar organizadas también por departamento; esta coherencia de organización agilizará el proceso y minimizará la posibilidad de errores.
- El equipo de conteo: Se debe organizar el personal que realizará el conteo físico para que vaya peinando áreas completas; no es recomendable contar una parte de un área y moverse a otra área sin terminar completo. Se debe instruir a cada miembro del equipo de conteo sobre el uso de la hoja de conteo y la importancia del trabajo que están realizando, creando conciencia de la magnitud del impacto de errores en el manejo de la hoja. Todos deben entender que el conteo es la actividad clave para el éxito del proceso.
- El equipo de digitación: El equipo de digitación debe familiarizarse tanto con la hoja física de conteo como con el sistema en el cual se van a introducir los conteos, es importante que se entrenen previamente para una digitación eficaz. Cada vez que se completa la digitación de una hoja, el personal debe firmar la hoja; esto ayuda a identificar quien trabajó cada hoja y también sirve de marca para evitar que alguna hoja se trabaje más de una vez.
- El equipo de verificación: Recomendamos que, en la medida de lo posible, haya un proceso de verificación de lo digitado para medir la calidad y eficacia de los digitadores. Este equipo sería responsable de comparar el conteo físico con lo introducido al software de la empresa, buscando discrepancias con el objetivo de enviarlas a corrección y asegurar un inventario saludable.
Después de finalizar el inventario (actividades posteriores):
Luego de finalizar el conteo físico y la alimentación del software la gerencia debe tomar acción en base a los resultados obtenidos.
- Impresión (o exportación digital) del libro de inventario: Desde que se hace oficial la culminación del inventario se debe proceder con la obtención y almacenamiento del libro de inventario, el cual contiene un listado de toda la mercancía, la cantidad y valor de esta.
- Revisión y análisis de las diferencias: En los primeros días tras finalizar el inventario se debe realizar una sesión de estudio y análisis de las diferencias para determinar la posible realidad causal de cada una. Como resultado de este ejercicio se podrá determinar cuáles diferencias se deben a errores de intercambios de códigos, aquellas que se deben a averías o caducidad y aquellas que no tienen explicación sin investigación.
- Investigación de diferencias: Luego de estudiar las diferencias se debe investigar la causa de aquellas diferencias que no se pudieron enmarcar en causas simples. Esto involucrará revisión de facturas de ventas y compras, devoluciones, revisión de videos de seguridad, entre otras actividades afines.
- Tomar acción: Tras investigar las causas de las diferencias es altamente recomendable ejecutar una acción preventiva para evitar que vuelva a ocurrir en el futuro. La acción por tomar va a depender de la causa identificada, algunas acciones podrían ser: optimizar procesos internos, despido de personal malhechor, revisión y ajuste del software, entre otros.
Como se ha podido leer, pasar inventario no es simplemente contar la mercancía, es todo un proceso delicado que puede fallar fácilmente si no se ejecuta con rigurosidad. La organización previa, la ejecución supervisada y el seguimiento posterior son factores claves para el éxito de este.
Nos gustaría aprender de ti, ¿conoces alguna otra recomendación importante que se deba agregar a la lista?