Es común encontrar dueños y gerentes de pequeñas y medianas empresas que paguen a diversos suplidores con dinero en efectivo, una práctica que resulta peligrosa por muchas razones que detallamos a continuación. Muchas veces esta práctica se sustenta en la búsqueda de ahorrar dinero al no pagar impuestos por transferencias electrónicas y tampoco incurrir en gastos de confección de chequeras.
El dinero en efectivo es difícil de rastrear, esta realidad supone varias brechas de seguridad financiera para las empresas. Por un lado, se podría incurrir en pagar un compromiso económico a un cobrador y resultar ser objetos de engaños. Hemos visto casos donde un cobrador entrega recibos de cobros sin validez alguna a los clientes que pagan en efectivo y luego de acumular una jugosa suma se desaparecen sin dejar rastro. En casos como estos un cheque a nombre de la empresa proveedora evita el hurto del dinero y, además, sirve como evidencia del pago realizado.
Por otro lado, internamente se podría tener personal malintencionado que se aproveche de situaciones como estas para robar dinero de una forma fácil: pagando menos de lo reportado, es decir, se aprovechan reportando en el cuadre una salida de dinero mayor a lo realmente pagado con la finalidad de tomar la diferencia para llevarla a sus bolsillos.
Otro punto importante es la validez que puede tener un pago en efectivo en caso de una investigación o reclamos de la Dirección General de Impuestos Internos. Si tenemos que sustentar un gasto de la empresa ante Impuestos Internos nos veremos en la necesidad de poseer un medio de pago como cheque, transferencia o tarjeta de crédito empresarial, en caso contrario nos encontraremos frente a una situación delicada.
Como mencionábamos en una publicación anterior, el banco funciona como un embudo donde debe entrar todo el dinero recaudado por la parte ancha y por la parte estrecha sale el dinero que se destina a los pagos de los compromisos adquiridos; esto es así porque la salida de dinero debe agotar una serie de controles para llevarse a cabo, lo cual protege a las empresas. Estos controles se implementan principalmente a través de diversas firmas involucradas a lo largo del proceso, desde la solicitud del pago hasta la firma del cheque, la cual es validada nuevamente por la entidad bancaria agregando otra capa de seguridad al proceso. Estos controles no se pueden implementar tan rigurosamente cuando se habla de dinero en efectivo.
Otra parte interesante es que para poder pagar en efectivo se incurre en la necesidad de disponer de grandes cantidades de efectivo en la empresa o, en su defecto, de tomar dinero de la caja. Ambas son prácticas no recomendadas, la primera implica la implementación de controles de seguridad adicionales para proteger el acceso al dinero almacenado en la empresa y eso se traduce en costos, la segunda (tomar dinero de la caja) tiene como consecuencia un muy probable descuadre en caja que no se podrá cargar a la responsabilidad del cajero porque este se escudará en la mala práctica de sacar dinero de la caja y, además, el control del dinero sacado de caja implica un esfuerzo tan grande para llevar el control del día a día que el posible ahorro planteado en el primer punto no resultaría suficiente para compensar dicho esfuerzo.
Si estás a cargo de un área, departamento o la empresa completa y no eres el dueño, o sea, que tienes que rendir cuentas a otra persona, entonces debes evitar los pagos en efectivo porque se prestan a malinterpretaciones y en cualquier revisión o auditoría te pueden llamar a rendir cuentas y justificar tus acciones. El solo hecho de vivir estos escenarios es un trago amargo y desagradable.
Si realmente estamos interesados en la transparencia y el control del dinero en nuestras empresas, no es conveniente realizar los pagos con el medio de pago efectivo.
¿Qué opinas tú, conoces algún otro argumento a favor o en contra de los pagos en efectivo? Por favor, deja tus comentarios.