“He adquirido un nuevo software para mi empresa, ahora que iniciamos a usarlo deseo saber cómo aprovecharlo al máximo”. Este es un deseo frecuente en diversas empresas de diferentes industrias y la respuesta no es sencilla debido a que cada empresa tiene una realidad distinta que habría que analizar, sin embargo, hay una serie de pautas y/o procesos que aplican de manera general a las distintas empresas.
Si bien es cierto que los sistemas de información suelen parecerse, no menos cierto es que cada sistema de información es diferente a los demás en funcionalidad, características y capacidades; por lo que la primera recomendación para aprovechar tu software es “conocer tu software”. Si ya has tomado la decisión de invertir dinero en un software determinado, debes capacitarte en el uso de este; pero esta capacitación no puede quedarse en teoría, sino que debe llevarse a la práctica de inmediato y así garantizar el verdadero conocimiento. Sino conoces tu software, resultará fácil a tus subordinados dejar de hacer una tarea con la excusa de que el responsable es el software porque no dispone de mecanismos para dicha tarea; tampoco estarás en la capacidad de exigir ciertos resultados por la inseguridad respecto a las bondades del software.
Lo anterior también va de la mano con la segunda recomendación, “realiza cada tarea o transacción con apoyo del software”. El software se ha adquirido en tu empresa para facilitarte la gestión, para ofrecerte agilidad, competitividad, calidad, precisión y apoyarte en una buena toma de decisiones; pero cuando dejamos fuera del software diversas transacciones afectamos los beneficios que se pudieran obtener y nos perjudicamos a corto, mediano y largo plazo. Es increíble ver cómo en distintas empresas se les permite a los empleados llevar informaciones en documentos por fuera del software simplemente porque el empleado se siente más cómodo gracias a las costumbres previas de trabajar de una manera determinada. Hay que admitirlo, todos somos resistentes al cambio, no nos gusta, está arraigado en nuestra naturaleza humana; pero las empresas persisten sólo si saben adaptarse al cambio, en caso contrario terminan en el fracaso, por lo que pareciera ser entonces que el cambio está arraigado en la naturaleza empresarial. Debemos guiar y ayudar a nuestros empleados a acoger los cambios en los procesos empresariales, no permitir que ellos impongan sus cambios sobre nuestros procesos salvo excepción de que hayan sido propuestos y aprobados por la gerencia.
¿Cómo puedes saber certera y rápidamente los impuestos a pagar si tu empleado(a) ha llevado el registro de los gastos de la empresa en un listado por fuera del sistema? ¿cómo sabrás cuánto debes pagar a tus suplidores? Sino se respeta la regla del uso del sistema para todo, se puede traducir en incalculables pérdidas de tiempo y dinero.
La tercera recomendación es una tarea imprescindible que increíblemente no se lleva a cabo dentro del sistema en muchas empresas: “el cuadre general de caja diariamente”. Un cuadre general de caja implica que ya se haya cuadrado a cada cajero por separado, lo que se suele llamar un cierre de turno del cajero; para un correcto cuadre general de caja se deben tener registrados los egresos de dinero en efectivo (si los hay). Al realizar el cuadre se puede obtener una diferencia positiva (sobrante) o negativa (faltante), la cual debe ser investigada y en caso de que lo amerite multar al cajero que ha provocado dicha diferencia. Es importante tener pendiente las diferencias aceptables que dicta el mismo negocio, por ejemplo, un negocio con precios con decimales está destinado a pequeños sobrantes debido a que en nuestro país no se devuelven los centavos. Un cuadre de caja no se debe tomar a la ligera, dado que esta sencilla tarea marca el inicio del éxito o fracaso operacional en las empresas.
Si y solo si se ha cumplido con la tercera recomendación, entonces se puede iniciar con la cuarta recomendación: “Conciliación Bancaria”. La conciliación bancaria permitirá que el negocio monitoree el movimiento del dinero y, quizá lo más importante, obligará a registrar todas las transacciones relacionadas con dinero que no entran al cuadre general de caja, cerrando las brechas de fugas del dinero siempre y cuando se lleve a cabo de manera juiciosa. La conciliación bancaria se puede ver como un punto de control donde comparo los registros internos de la empresa con los registros del banco, no obstante, dicha comparación debe tener un carácter correctivo, es decir, que todos aquellos errores u omisiones internas deben corregirse de inmediato y todos aquellos errores externos (del banco) también deben ser reportados a modo de reclamación agotando los procedimientos establecidos por cada entidad bancaria.
La quinta recomendación no necesariamente debe realizarse después de la cuarta porque en realidad la periodicidad de esta dependerá del contexto empresarial en cuestión. Lo importante es que se lleve a cabo en un período establecido y que no se pase por alto porque esta se encarga de velar por el recurso de trabajo, en otras palabras “Arqueo de XXXXXX”. En las empresas que se dedican a las ventas se refiere al arqueo de inventario, en las empresas dedicadas al financiamiento sería el arqueo de la cartera de préstamos y así sucesivamente. Esta tarea es importante porque protege los recursos, evita disconformidad de los clientes por escasez o mal estado del recurso, se detectan fallas a mejorar y se valida si la realidad de la empresa es la que se percibe en los registros.
La sexta recomendación puede que no aplique a un gran número de empresas debido a que no poseen la estructura de personal requerida, pero al menos debe ser un objetivo por lograr a mediano plazo; es un punto de control holístico de la situación de la empresa que permitirá y guiará el crecimiento constante de la misma. La sexta recomendación es “Estados Financieros Mensuales”. Los estados financieros, por un lado, obligan a la organización completa de las actividades y, por otro lado, consolidan la situación de la empresa para guiar una toma de decisión efectiva por parte de la gerencia. Esta tarea requiere de un personal dedicado que de seguimiento al día a día de las operaciones registradas y que cuente con la colaboración de los demás departamentos de la empresa.
La séptima recomendación es “Enamorarse de las Consultas y Reportes” que el sistema provee. Mientras más se usen las consultas del sistema para apoyar la toma de decisión, se obtendrán mejores resultados de control y seguimiento a las recomendaciones anteriores. En ese mismo orden, se seguirá enriqueciendo el sistema con mejoras necesarias para facilitar el consumo de las informaciones en el contexto de su empresa. Si no se adquiere el compromiso de lograr que todas las informaciones necesarias para cada toma de decisión estén disponibles en el sistema, se terminará rompiendo la segunda recomendación y gradualmente las demás. Se debe enamorar de las bondades de su sistema y eliminar las carencias que se identifiquen mediante el uso continuo.
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Excelente artículo Junior! Y que venga de una persona con verdadera y vasta experiencia en el desarrollo e implementación de software en las empresas lo hace aún más sólido. Si yo tuviera que agregar una última recomendación, sería la recomendación cero: haz tu mejor esfuerzo en adquirir un software que te resulte AMIGABLE a ti y a tus colaboradores. Su segunda recomendación no pude ser más acertada, y para asegurarnos de la sostenibilidad de esta, es decir, de utilizar el software para cada tarea o actividad con la mayor frecuencia posible, debemos de reducir la fricción en utilizar dicha plataforma. Si nos resulta muy tedioso el uso de éste, tenderemos a asociar el software con «dolor» y fastidio, y a veces querremos saltarnos una que otra tarea. Así que deberíamos de asegurarnos de poder «fluir» en el software contratado, de que NOS GUSTE. Siga aportando sus valiosos conocimientos. Un abrazo!
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