Cada cajero de nuestro negocio es un pilar importante en la tarea de captación de dinero. Es primordial que el cajero sólo se dedique únicamente a “ser cajero”, a recibir el dinero correspondiente a nuestras ventas, cobros de créditos u otros tipos de ingresos. De la misma manera es vital realizar un cuadre de sus operaciones del período, proceso normalmente conocido como cuadrar la caja o cierre de turno. Este proceso de cierre de turno puede variar en cada empresa de acuerdo con las distintas políticas internas, no obstante, suelen ser muy similares acorde a las buenas prácticas.
Para un cierre de turno exitoso se debe iniciar por una correcta apertura de este, lo cual se logra con una entrega y recepción confirmada del monto de apertura o fondo de caja. El cajero debe contar el monto de apertura para poder confirmar que ha recibido ese fondo por completo. El fallo en llevar a cabo esta simple tarea de manera correcta implica una posible excusa ante un descuadre a la hora del cierre.
A la hora del cierre el cajero debe organizar y contar todo el dinero que tiene en la caja, incluyendo el monto inicial de apertura. Debe realizar un cierre de los dispositivos utilizados para el cobro de las tarjetas de crédito, ya que esto otorga dos (2) beneficios importantes: el primero es que el dinero de los cobros de las tarjetas suele ser depositado a la cuenta de la empresa cuando se hace el cierre en el dispositivo y el segundo es que de esta manera tenemos un confiable total de cobros con tarjetas, ya que si se decide realizar a través de la suma de los diferentes váuchers se puede incurrir en errores de omisión de váuchers que se extraviaron o errores de inclusión de váuchers que fueron cancelados.
También es necesario organizar y sumar los cheques y volantes de notas de créditos utilizadas como medio de pago.
Luego de tener todo organizado y contado, entonces un supervisor procede a recibir al cajero realizando un conteo de verificación para certificar la correcta recepción del dinero. Acto seguido, aún en presencia del cajero, se procede a confirmar el total de ingresos correspondiente al turno en cuestión y se compara dicho total con el total de dinero recibido menos el monto de apertura; derivando esto en posibles resultados de dinero faltante, sobrante o ninguna de las anteriores si el dinero se corresponde con el total de ingresos.
Dependiendo el tipo de empresa es posible que siempre haya un pequeño sobrante, como es el caso de las empresas que tienen precios con centavos (ej.: 10.65); sin embargo, en los demás escenarios lo ideal es que no sobre ni falte dinero en caja. Si sobra dinero es muy probable que falte una transacción por registrar y esto provoca descuadre en otras áreas importantes de la empresa, un ejemplo de esto es una posible venta sin registrar, lo cual afecta directamente al inventario; si falta dinero inmediatamente se sospecha de malversación de fondos.
Algo a resaltar de este proceso es que el cajero debe entregar todo el dinero sin conocer el total de ingresos de su turno, evitando de esta manera la posible tentación de tomar el sobrante o de completar el faltante antes de que se evidencie el mismo.
Una recomendación adicional al proceso en sí es establecer y respetar la política de no usar dinero de caja mientras el cajero está trabajando. Muchas veces se cae en la práctica de tomar dinero de la caja para pagar pequeños gastos que surgen inesperadamente, pero lo ideal para estos fines es crear un fondo de caja chica.
De manera resumida:
- Correcta apertura del turno.
- Organizar y contar todo el dinero.
- Cierre de los dispositivos de cobros de tarjetas de crédito.
- Organizar y sumar los cheques y volantes de notas de créditos utilizadas como medio de pago.
- Un supervisor procede a la recepción y verificación.
- Confirmar que el total de ingresos cuadra con el dinero.